Zahlungsaufträge

Zahlungsaufträge regeln den Zahlungsverkehr mit Ihren Kunden. Hier wird entschieden welcher Betrag wann Fällig ist und wie viele Raten insgesamt eingezogen werden sollen. Der Zahlungseingang ist ebenso direkt an Kundenkontenbuchungen und Provisionszahlungen gebunden. Bereits erfasste Zahlungen lassen sich in einem steuerlich anerkannten Buchungsjournal für die FiBu bereitstellen und müssen für die Buchhaltung nicht erneut in einem externen Programm eingepflegt werden.

Merkmale:

  • Mehre Zahlungsaufträge pro Vertrag möglich

  • Verschiedene Zahlungsaufträge mit verschiedenen Parametern

  • Automatisches Hochzählen um eine Rate bei erfolgter Zahlung

  • Einmal/ -Sonderzahlungen

  • Mahnverfahren

  • Verbundene Zahlungsaufträge

  • Provisionsaufträge, Gebührenaufträge und Buchungsaufträge

 

Beschreibung:

Wenn sich Privatkunden an Ihrem Geschäft finanziell beteiligen, sind diese in der Regel zu Zahlungen verpflichtet. Daher wächst mit dem Kundenbestand auch der Zahlungsverkehr, und mit zunehmenden fälligen Zahlungen sollte der Verwaltungsaufwand im Idealfall trotzdem nur unterproportional mitwachsen. Um dies zu bewerkstelligen, wurden die Zahlungsaufträge im IDIS Beteiligungsmanager eingeführt.
Die Besonderheiten der Zahlungsaufträge sind, dass diese bei Geldeingang eine Kundenkontenbuchung auslösen, sowie Provisionszahlungen generieren. (siehe unten).
Dank des Funktionsumfangs der Zahlungsaufträge sind diese bei Ratenzahlungen besonders hilfreich, denn auch bei großem Kundenbestand lässt sich hiermit der Zahlungsverkehr recht unumständlich in den Griff bekommen. 

 

Per Einstellung werden die Zahlungsaufträge nach der Vertragserfassung direkt erstellt oder man richtet die Zahlungsaufträge manuell ein. Dabei kommen verschiedene Parameter zur Geltung: Wann der Betrag fällig ist, ob der Geldbetrag per Lastschrift mit einer aus dem IDIS generierten Sammellastschrift (siehe Link) eingezogen werden soll oder ob auf eine Kundenüberweisung gewartet wird, usw. Anhand solcher Parameter kann man mit dem Zahlungsauftrag steuern welcher Gesamtbetrag mit wie vielen Raten erbracht werden muss und zu welchen Zeitabständen diese Raten fällig sind. Somit kann man eine Obergrenze setzen um beim Erreichen des erforderlichen Geschäftsguthabens keine automatischen Lastschriften mehr zu generieren. Bei Verträgen mit endloser Laufzeit würde man die Obergrenze unerreichbar hoch setzten, sodass die Ratenzahlungen erst dann gestoppt werden, wenn der Vertrag gekündigt (oder storniert) wird. 

 

Die Zahlungsaufträge halten sich selbst aktuell. Beim Einlesen der Bankumsätze (siehe Link), werden nach erfolgter Zahlung die gezahlten Raten um eins erhöht. Ebenso würde die Fälligkeit der nächsten Zahlung automatisch um beispielsweise einen Monat erweitert – je nach Zahlweise. Bei einer Rücklastschrift würden die gezahlten Raten wieder nach unten korrigiert werden. Wenn es so eingerichtet ist, wird ebenso ein Zahlungsstopp gesetzt, sodass hier vorerst keine weiteren Lastschriften generiert werden. 

 

Dokumentation:

 

Screenshot:

Zahlungsaufträge
Abb.: Beispiel Zahlungsaufträge für Genussrechte: Eröffnungszahlung, Agio und Rateneinlage

 

 

weitere Features

Zahlungsbeträge anpassen

In manchen Fällen möchte man für bestimmte Verträge die Beiträge anpassen, zum Beispiel wenn sich die Versicherungssteuer ändert etc. Dabei sorgt das IDIS dafür, dass sich die Zahlungsaufträge ebenso entsprechend abändern.

Verbundene Zahlungsaufträge

 

Bei diesem Feature handelt es sich um die Möglichkeit zwei Zahlungsaufträge zu verbinden (Link), sodass in der DTA-Datei die gewählten Lastschriften zu einer Lastschrift zusammengefasst werden. So kann man geringe Einmalzahlungen (z.B. bei Nacherhebungen als Folge einer Vertragsänderung) einfach an die nächste Rate koppeln und erspart so ein eigenes Lastschriftverfahren.

 

Buchungsaufträge

 

Ein Buchungsauftrag löst eine IDIS interne Buchung auf ein Kundenkonto (Link) aus. Es können mehrere Buchungsaufträge pro Zahlungseingang ausgelöst werden, weil man beispielsweise Beträge auf unterschiedliche IDIS interne Konten verbuchen möchte. Die Höhe des zu verbuchenden Betrags richtet sich nach der Höhe der tatsächlich eingegangenen Zahlung, kann aber durch die eigens hinterlegten Formeln geändert werden (, wenn man zum Beispiel den Nettobeitrag aus der eingegangenen Bruttoprämie berechnen möchte).

 

Provisionsaufträge und Gebührenaufträge

 

Nach dem Zahlungseingang bzw. nach dem erstellen einer Lastschrift werden bei den entsprechenden Zahlungsaufträgen dann Provisionsaufträge und Gebührenaufträge ausgelöst (falls vorhanden). Daher kann man durch den IDIS Beteiligungsmanager ebenfalls die Courtage der Vermittler in Abhängigkeit und in Höhe des Geldeingangs kontieren. Provisionsaufträge und Gebührenaufträge können ebenso Buchungsaufträge auslösen.

 

Buchungsjournal

 

Mit dem Buchungsjournal lässt sich die steuerliche Verwaltung sehr vereinfachen, da man die separaten Buchungen nicht erneut in ein externes Programm einpflegen muss. Das IDIS ist befähigt die Bankumsätze in Dateiform einzulesen und kann diese in der Summe aufbereitet wieder in dem Buchungsjournal herausgeben. Beachten Sie, dass das IDIS kein Buchhaltungsprogramm ist und lediglich die Zahlungen zusammenfassen kann, für die ein Zahlungsauftrag im IDIS eingerichtet wurde. Sonstige Geschäftsumsätze werden im IDIS nicht verbucht. Genaueres finden Sie bei dem Import und Buchungsmodul für Kundenüberweisungen (Link).

  

technische Beschreibung

Zahlungsaufträge werden in den Zahlungsgruppen festgelegt, die in der Produktdatenbank verknüpft werden. Daher kann man pro Tarif ganz eigene Zahlungsaufträge definieren. In den so genannten Zahlungsgruppen werden die Formeln für die Standardwerte der Zahlungsaufträge eingerichtet, sodass die Zahlungsaufträge bereits mit den richtigen Parametern (Fälligkeit der Nächsten Rate, Betrag, etc.) angelegt werden. Dabei werden die Angaben der Vertragsdaten als Berechnungsgrundlage übernommen. Hier ließe sich zum Beispiel festlegen, dass die nächste Rate immer am ersten Tag des Monats eingezogen werden soll.

 

Beispiel Zahlungsaufträge

 

Hans Musterkunde möchte sich bei der „ABC GmbH“ mit Genussrechten beteiligen. Der Kunde wählt einen Tarif, bei dem eine Eröffnungszahlung von 1.000€, sowie weitere 3.600€ in 72 Monaten bezahlt werden sollen. Zusätzlich erhebt die „ABC GmbH“ ein Agio von 5% auf der Zeichnungssumme, daher 230€.

Die „ABC GmbH“ erhält eine Einzugsermächtigung von Hans Musterkunde und ist somit berechtigt die Rateneinlagen monatlich per Lastschriftverfahren vom Kundenkonto abzubuchen. Sehen Sie in der Grafik wie die Zahlungsaufträge angelegt wurden und beachten Sie die untenstehenden Erklärungen (von 1 bis 16)

 

Beispiel Zahlungsaufträge

  1. Das ist die Bezeichnung des Zahlungsauftrags
  2. Art: Das ist die Zahlungsart. Hier wird entscheiden ob die Beiträge per Lastschrift eingezogen werden sollen, oder ob auf eine Überweisung gewartet werden soll. In unserem Beispiel werden nur die Rateneinlagen per Lastschriftverfahren abgebucht, die Eröffnungszahlung und das Agio sollen per Überweisung kommen.
    1. 04 = Abbuchungsverfahren
    2. 05 = Lastschriftverfahren
    3. Ü  = Überweisung
    4. 51 = Überweisungsgutschrift
  3. Zahlweise: Wird eine Zahlung verbucht, so wird die Fälligkeit der nächsten Rate entsprechend der Zahlweise angepasst. (Hier: bei Geldeingang wird die Fälligkeit der Rateneinlage vom 01.09.2009 auf den 01.10.2009 gesetzt, weil die Zahlweise „M“ = monatlich gewählt wurde)
    1. E = Einmalzahlung
    2. M = Monatlich
    3. V = Vierteljährlich
    4. H = Halbjährlich
    5. J = Jährlich
  4. Betrag pro Rate: Dies ist der fällige Betrag
  5. Nächste Rate am: An diesem Datum ist die Rate fällig. Das Fälligkeitsdatum kommt bei dem IDIS Buchungslauf zur Geltung, wenn als Zahlungsart das Lastschrift- oder Abbuchungsverfahren, sowie die Überweisungsgutschrift gewählt wurde. Bei der Zahlungsart Überweisung wird durch ein Überwachungsjob kontrolliert, ob der Kunde den geforderten Betrag für diese Fälligkeit bereits überwiesen hat, sodass bei nicht erfolgter Zahlung dann ein Mahnverfahren eingeleitet werden kann.
  6. Gezahlte Raten: Soviel Raten wurden bereits gezahlt.
  7. Raten gesamt: So viele Raten sind zu zahlen. Wenn die Anzahl der gezahlten Raten der Anzahl der zu zahlenden Raten entspricht, so wird für diesen Zahlungsauftrag keine weitere Lastschrift erstellt.
  8. Gezahlter Betrag: Dieser Betrag wurde für diesen Zahlungsauftrag bereits gezahlt.
  9. Gesamtbetrag: Dieser Betrag soll insgesamt eingezahlt werden. Wurde die geforderte Summe bereits erreicht, so werden für diesen Zahlungsauftrag weitere Lastschriften erstellt.
  10. Zahlungsstopp: Mit dem Zahlungsstopp kann man steuern, dass hier keine Lastschriften mehr generiert werden sollen, obwohl der fällige Betrag noch nicht bezahlt wurde. Ein Zahlungsstopp kann manuell, oder automatisch bei Rücklastschriften gesetzt werden.
  11. Bankverbindung: Ein Kunde kann im IDIS mehrere Bankverbindungen haben. Diese lassen sich bei den Zahlungsaufträgen auswählen.
  12. Kopieren: Ein Zahlungsauftrag kopieren.
  13. Löschen: Zahlungsaufträge können nur gelöscht werden, wenn noch keine Zahlung verbucht wurde.
  14. Hinzufügen:  Hier kann man einen Zahlungsauftrag hinzufügen. Manche Zahlungsaufträge können nur manuell generiert werden, je nach Voreinstellung in den Zahlungsgruppen (Produktdatenbank).
  15. Historie: Alle gemachten Änderungen an den Zahlungsaufträgen werden hier protokolliert.
  16. Notizen: Hier öffnet sich ein Notizfeld für beliebige Notizen.