Das Modul Drucksets / Drucksetgruppen soll Ihnen auf raffinierte Weise dabei helfen die Kommunikation mit Ihren Kunden, Vertriebspartnern, Kundenbetreuern und Partnerschaften zu bewältigen.

Merkmale:

• Drucksets / Ausgabesets / Ausgabegruppen erstellen, bearbeiten und verwalten
• Per Knopfdruck Dokumente versenden an:
  • Kunden
  • Vermittler
  • Mitarbeiter
  • Partner
  • Gesellschaften
  • ...
• Newsletter gestalten und versenden
• E-Mails mit Anhang versenden
• Serienbriefe drucken

Beschreibung:

Per Knopfdruck können Sie erleben wie eine vorgefertigte Ausgabegruppe ihnen die ganze Druckarbeit abnimmt und ihnen bei der Kommunikation mit Ihren Kunden, Vertriebspartnern, Partnerunternehmen usw. sehr behilflich ist. Je nach Einstellung druckt das ID-IS für Sie personalisierte Anschreiben an den Kunden oder Vermittler, versendet für Sie im nächsten Schritt eine Email und legt wenn gewünscht die Email, sowie eine PDF in der Dokumentenverwaltung ab. Arbeiten Sie mit verschiedenen Druckern oder Druckerfächer innerhalb eines Drucksets um verschiedenes Briefpapier zu verwenden. So kann das IDIS 10 SQL Server die Koordination Ihrer Kommunikation übernehmen und ihnen dabei die Kontrolle ermöglichen.

Was ist eine Drucksetgruppe?

Eine Drucksetgruppe ist die Ansammlung von mehreren Drucksets. Zu jedem Druckset in der Drucksetgruppe kann man eine Regel / Bedingung hinterlegen, mit dieser man steuert wann ein Druckset ausgeführt werden soll. So kann man zum Beispiel entscheiden, dass bei Verträgen von verschiedenen Produkten auch verschiedene Seriendruckvorlagen verwendet werden. Sinn der Drucksetgruppe ist, dass später für beliebig viele Kunden oder Verträge das jeweils dafür vorgesehene Druckset ausgeführt wird. Die Drucksetgruppen werden einmal angelegt und können danach beliebig oft aufgerufen werden.

Was ist ein Druckset?

Ein Druckset ist ein vorgefertigter Ausgabeprozess, der pro Datensatz nacheinander je nach Einstellung druckt, E-Mails versendet, Dokumente erstellt und in der Dokumentenverwaltung und / oder in einem Ordner auf der Festplatte ablegt. Innerhalb dieser Prozesse werden wiederum nacheinander mehrere Schritte ausgeführt, bis alle gewünschten Unterlagen ausgegeben wurden. Im Folgenden sehen sie die vier Ausgabemöglichkeiten, die eben schon erwähnt wurden.

• Drucken:
  Wählen Sie eine beliebige Dokumentenquelle wie z.B. eine Wordvorlage, Worddokument, IDIS Berichtsvorlage oder ein Ordner mit PDF Dateien. Anschließend können Sie einen lokalen Drucker oder Netzwerkdrucker wählen, der das Dokument ausdruckt. Indem Sie mehrere Drucker oder Drucker mit mehreren Druckfächern benutzen, können sie mit dem Briefpapier variieren.
• Versand per Email:
  Sie können in einem Druckset Serienemails mit persönlicher Anrede definieren und (Serien-) Dokumente als Anhang versenden.
• Ablage Kopie in der Dokumentenverwaltung:
  Sämtliche Serienbriefe, Dokumente oder Emails können auch in der Dokumentenverwaltung abgelegt werden. So können Sie jederzeit nachvollziehen, welche Dokumente wem zugesendet wurden. Des Weiteren ist es möglich, für das Dokument ein Briefpapier anzulegen, damit es in der Dokumentenverwaltung genauso abgespeichert wird, wie es auch an den Kunden versendet wurde.
• Ablage Kopie in einem Ordner:
  Auf Wunsch ist es möglich alle generierte Erzeugnisse in einen Ordner auf der Festplatte oder im Netzwerk abzuspeichern.

Bedingungen

Mit den Bedingungen steuern Sie welche Drucksets angewendet werden sollen und welche nicht. Auch innerhalb des Ausgabeprozesses kann man mit Regeln arbeiten. So zum Beispiel könnte man prüfen ob zu dem aktuellen Mitarbeiter eine E-Mailadresse hinterlegt ist oder ob der Mitarbeiter überhaupt noch aktiv ist, bevor man eine E-Mail generiert. Auch könnte man auf Kennzeichen achten und danach bestimmen ob ein Druckset ausgeführt werden soll oder nicht.

Funktionen

Nachdem die Ausgabe, also das Drucken und versenden per Email etc. für diesen Datensatz erledigt wurde, kann man den Datensatz mit einer Funktion weiter bearbeiten. Eine sinnvolle Funktion wäre zum Beispiel das Tagesdatum als Kennzeichen zu hinterlegen. Später wäre so feststellbar, wann ein Mitarbeiter oder der Kunde zu einem Vertrag zuletzt kontaktiert wurde. Genauso kann man als Bedingung wiederum festlegen, dass Kunden oder Mitarbeiter nicht angeschrieben werden sollen, wenn das Kennzeichen vor weniger als 14 Tagen gesetzt wurde. Auf diese Art und Weise kann man zum Beispiel ein Druckauftrag abbrechen und problemlos an einem anderen Tag fortsetzen.

weitere Screenshots:

Ebenso kann man danach veranlassen, dass das ID-IS die MSG -Datei (die Email mit Anhang) als Kopie in die Dokumentenverwaltung ablegt.